Bagi Dosen UHT yang akan melakukan proses registerasi  NIDN, NIDK dan NUP Karyawan (Dosen) harus melengkapi syarat administratif sebagaimana diatur pada Panduan Registrasi Dosen Baru dari laman PD-DIKTI.
Syarat administratif tersebut selanjutnya discan asli berwarna dengan format *.pdf (untuk dokumen yang terdiri dari 2 lembar arau lebih hasil scan harus digabung dalam 1 file) atau *.jpg dan ukuran file tidak melebihi 500 KB untuk kemudian dikirim ke Biro Kepegawaian untuk proses unggah pada laman PD-DIKTI.